GESTÃO DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇO

As empresas têm de controlar seus custos para saber o resultado final e aí sim, poder dizer que o valor do frete lhe renderá ou não, o lucro desejado.

Administrar os gastos do caminhão, calcular os custos de uma viagem para fazer o frete e verificar se o que estão pagando pelo transporte é o suficiente para cobrir os gastos da viagem são regras do negócio.

O principal objetivo de qualquer negócio é sem dúvida o lucro e no transporte de frete não é diferente.

A ideia principal para conseguir lucro com o frete é que o preço cobrado com o serviço seja maior que o custo necessário para sua execução.

No entanto, muitos autônomos desconsideram certos gastos na hora de calcular o valor do transporte, como o gasto com o desgaste natural durante as viagens. Só porque não houve a troca de alguma peça, não quer dizer que o caminhão não gastou absolutamente nada. O caminhão teve um desgaste em sua manutenção e, cedo ou tarde, você terá que compensar. Portanto, para obter lucro, é necessário se basear em todos os gastos diretos e indiretos, e não apenas no que é gasto durante a viagem.

CUSTOS FIXOS E VARIÁVEIS

Antes de tratar do custeio propriamente dito é importante formalizar os conceitos de custos fixos e variáveis, que embora estejam presentes no nosso dia a dia, por vezes são utilizados de maneira incorreta.

A classificação de custo fixo e variável deve ser feita sempre em relação a algum parâmetro de comparação. Normalmente, em uma empresa industrial são considerados itens de custos fixos aqueles que independem do nível de atividade e itens de custos variáveis aqueles que aumentam de acordo com o crescimento do nível de atividade.

Do ponto de vista de um transportador, usualmente essa classificação é feita em relação à distância percorrida, como se a unidade variável fosse a quilometragem. Dessa forma, todos os custos que ocorrem de maneira independente ao deslocamento do caminhão são considerados fixos e os custos que variam de acordo com a distância percorrida são considerados variáveis. É importante ressaltar que essa forma de classificação não é uma regra geral.

Vale destacar duas considerações importantes com relação ao conceito de custos fixos e variáveis. A primeira é que este conceito só faz sentido em análises de curto prazo, uma vez que no longo prazo a capacidade pode ser variável. Por exemplo, no longo prazo se pode adquirir ou vender determinados ativos, como também se pode contratar ou demitir pessoal, alterando, portanto a estrutura de custos fixos. Pode-se dizer que no longo prazo todos os custos são variáveis.

A segunda consideração é que um custo variável pode se tornar fixo à medida que um determinado nível de serviço é comprometido a priori. Por exemplo, se uma empresa de ônibus se compromete a oferecer uma determinada frequência de viagens necessariamente todos os custos variáveis (por exemplo, o combustível) dessas viagens se tornam independentes do número de passageiros, ou de qualquer outra variável. Então esses custos passam a ser considerados fixos.

Como já foi definido anteriormente, os custos diretos correspondem a outros dois tipos de custos: os custos fixos e os custos variáveis. Os custos fixos são aqueles cujo valor não varia em função da quantidade de serviço realizado ou da utilização do veículo. Ou seja, tendo ou não frete os custos fixos vão sempre existir, como por exemplo, seguros. Já os custos variáveis são aqueles que são proporcionais à utilização do veículo. Ou seja, quanto mais viagens o autônomo tiver, mais altos serão os seus custos, por exemplo: combustível, lavagem, lubrificação.

Lucro é o que sobra depois de se descontar todos os seus custos (valor de bens e de serviços utilizados para a prestação do serviço de transporte da carga).

ESTABELECENDO O VALOR DO FRETE

O cálculo do valor do frete é obtido através da combinação de operações financeiras e equações matemáticas; levando em conta itens variados, como o tamanho do veículo e a capacidade de carga (por tonelada ou por peça), a distância percorrida, o número de dias de trabalho e outros tantos igualmente variáveis.

Para cada viagem, você terá que fazer uma conta específica com base na quilometragem a ser percorrida.

Veja o que você tem que levar em consideração para ter uma noção aproximada do valor do frete (sem considerar todas as operações financeiras que precisam ser feitas):

  • Estipular a demanda mensal da quantidade de carga a ser transportada.
  • Fixar os dias de trabalho por mês e as horas de trabalho por dia.
  • Verificar todas as rotas a serem seguidas, analisando as condições de tráfego e tipo de estrada a serem trafegadas, por exemplo: cascalho, asfalto ou terra.
  • Determinar os tempos de carga e descarga, da espera, de refeição e de seu descanso.
  • Identificar a capacidade de carregamento de seu caminhão (ver o quanto cabe, para saber quantas viagens serão necessárias para a entrega total da carga).
  • Calcular o número de viagens por mês possíveis de ser realizadas por veículo (lembre-se de que cada carga corresponde um tipo de caminhão).
  • Determinar o número de toneladas a serem transportadas por viagem.

ITENS E DEFINIÇÕES DE CUSTOS FIXOS E VARIÁVEIS

Como já explicitado, existem dois grandes componentes de custos a serem considerados em qualquer situação: os fixos e os variáveis.
Os custos fixos são aqueles indispensáveis ao funcionamento do negócio. Entram nessa categoria:

  • Depreciação do veículo.
  • IPVA, seguro obrigatório e licenciamento.
  • Salário do motorista e do ajudante (se houver).
  • Seguro do veículo.
  • Despesas administrativas e previdenciárias.
  • Manutenção preventiva.

Os custos variáveis são aqueles proporcionais a utilização do veículo na realização do serviço de transporte (negócio do transportador autônomo), por exemplo:

  • combustível;
  • lubrificante;
  • lavagem;
  • pneus;
  • manutenção corretiva.

FORMAÇÃO DO VALOR DO FRETE

A seguir veremos passo a passo como colocar no papel os custos fixos e variáveis envolvidos no transporte de carga. Como já vimos, os custos se dividem em fixos (aqueles que acontecem independente da prestação do serviço, mesmo que o veículo esteja parado) e os variáveis (que surgem durante a prestação do serviço). Estaremos usando abaixo exemplos que envolvem os cálculos comumente realizados pelo transportador autônomo, cuja variação é pequena se comparando aos custos da Empresa, que atingem uma escala maior e algumas outras variáveis, perfeitamente identificáveis pelo Responsável Técnico da Empresa.

1º PASSO – CALCULANDO CUSTOS FIXOS

a) Depreciação

A depreciação nada mais é do que a desvalorização natural que o veículo sofre ao longo de sua vida (quanto mais antigo o veículo, maior o valor de sua depreciação).
Considerar o valor da depreciação no cálculo do frete é importante, pois o veículo é um investimento que o autônomo tem que fazer para dar início ao seu negócio. É um bem imprescindível e que depois de alguns anos precisará ser substituído devido ao seu desgaste natural.

Para calcular o valor da depreciação o autônomo deverá considerar o valor pago pelo caminhão e estimar um tempo para permanecer com aquele veículo.
Por exemplo, o autônomo compra um veículo usado com valor de mercado de R$ 300.000,00 (trezentos mil reais) e estima que ficará com este veículo por 10 anos (120 meses).

Considerando esses dado, o autônomo deve pesquisar no mercado quanto custa um veículo da mesma marca e modelo que o seu (10 anos mais velho). Neste exemplo vamos imaginar que o mesmo veículo, 10 anos mais velho esteja custando R$150.000,00 (cento e cinquenta mil reais).

R$ 300.000,00 - R$ 150.000,00 = R$ 150.000,00

Então, nesse período houve uma desvalorização de R$150.000,00 que deve ser diluída por 10 anos (120 meses) que é o tempo que o autônomo pretende ficar com o veículo.

Assim teremos:

R$150.000,00 : 120 meses = depreciação de R$ 1.250,00 por mês.

Esse valor da depreciação deverá ser reservado mensalmente pelo autônomo em uma conta separada (poupança) para quando chegar a hora de trocar o veículo por um novo não ter a necessidade de realizar empréstimos.

b) Salários

Mesmo que o autônomo seja seu próprio patrão e funcionário, deve considerar como parte dos custos um salário fixo referente ao seu trabalho.

O salário é custo fixo mensal que pode ser calculado de uma forma bem simples e seu valor é definido pelo próprio autônomo.

Vamos supor que o autônomo tenha definido como seu salário o valor de R$1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês.

Sendo assim, R$ 1.500,00 será o custo fixo mensal com seu salário.

Caso o autônomo possua um ajudante, o salário desse profissional e as demais despesas que envolvem essa contratação deverão ser considerados.

c) Licenciamento, IPVA e Seguro Obrigatório

As despesas com licenciamento, IPVA, seguro obrigatório também devem ser consideradas, pois são gastos que o autônomo tem obrigatoriamente todos os anos com seu veículo.

Imagine que o valor do licenciamento de seu veículo seja R$ 1.000,00.

O valor do IPVA seja R$ 3.000,00.

E o valor do seguro obrigatório seja R$ 500,00.

Para saber o custo fixo mensal, basta somar essas três despesas e dividir por 12 meses, isso porque essas despesas são sempre anuais (todo ano tem que pagá-las).

Licenciamento ........................R$ 1.000,00

IPVA ......................................R$ 3.000,00

Seguro Obrigatório .................R$ 500,00

R$ 4.500,00 : 12meses = custo fixo mensal : R$ 375,00

d) Despesas Administrativas e Previdenciárias

Além das despesas listadas acima, o autônomo precisa considerar outros gastos que também são mensais, como: alimentação e o pagamento da previdência social (INSS). Esses valores também precisam ser computados no cálculo do frete.

Para fazer o cálculo é preciso inicialmente definir um valor médio para alimentação. Os sindicatos costumam definir mediante dissídio coletivo o valor mínimo para diária do motorista e ajudante (quando houver). Para efeito do exemplo que ora trabalhamos usaremos o valor de R$30,00 por dia.

Supondo que o autônomo trabalhe 24 dias por mês. Neste caso, a diária terá que ser multiplicada pelos dias de trabalho da forma abaixo:

R$ 30,00 X 24 dias = R$ 720,00 de gasto mensal com alimentação.

Além dessa despesa, o autônomo precisa garantir sua aposentadoria, por isso é importante que ele contribua para o Instituto Nacional de Seguridade Social, o conhecido INSS.

O valor de contribuição varia de acordo com a tabela disponibilizada pelo próprio INSS, sendo que o autônomo pode fazer a opção de contribuir com o teto ou com o mínimo, sempre no percentual de 11%.

Vamos supor que a escolha feita pelo autônomo seja a contribuição para o valor de R$1.500,00. Sendo assim, 11% desse valor será equivalente a R$165,00.
Além dessa despesa o autônomo também deve considerar o pagamento da contribuição sindical anual, cujo valor atual é de R$.88,86 (2015 – Tabela CNT)

Despesas Administrativas ........................ R$ 720,00

Contribuição Previdenciária ..................... R$ 165,00

                                                             R$ 885,00

Com Despesas administrativas e previdenciárias, o transportador terá um custo mensal de R$ 885,00

e) Manutenção Preventiva

A manutenção do veículo, seja ela preventiva ou corretiva, é um aspecto de grande relevância para o transporte de frete e tem um custo médio de 1,6% do valor do veículo por ano para caminhões antigos. Para caminhões novos esse percentual varia entre 0,8% a 1,0%.

Para esse exemplo usaremos o percentual maior, de 1,6%.

R$ 300.000,00 X1,6% = R$ 4.800,00 por ano.

Sendo assim, se o veículo custa R$ 300.000,00 teremos um gasto de manutenção de R$ 4.800,00:

Para fins de cálculo, estimamos que 50% desse valor seja gasto com manutenção preventiva e os outros 50% com a manutenção corretiva.

Dessa forma, o valor da manutenção preventiva será 50% de R$ 4.800,00, ou seja, R$ 2.400,00.

Esse valor terá que ser diluído em 12 meses para obtermos o custo mensal com a manutenção preventiva.

R$ 2.400,00 : 12 meses = R$ 200,00 por mês

A manutenção preventiva é um custo fixo que deve ser considerado pelo autônomo, que evitará gastos inesperados ao longo da viagem e diminuirá a probabilidade de avarias no próprio veículo.

Por isso é recomendado que a manutenção preventiva seja feita constantemente, não apenas quando há quebra ou defeito em peças e equipamentos

A manutenção preventiva é um custo fixo, pois independente da distância percorrida pelo veículo ou da quantidade de fretes e viagens realizadas, já a manutenção corretiva é um custo variável que depende desses aspectos.

Depreciação do veículo....................................R$ 1.250,00

Salários...........................................................R$ 1.500,00

IPVA, Licenciamento e Seguro Obrigatório............R$ 375,00

Despesas Administrativas e Previdenciárias...........R$ 885,00

Manutenção Preventiva.......................................R$ 200,00

TOTAL     R$ 4.210,00

Importante! Esse é o valor do custo fixo mensal que deve ser dividido pelo número de viagens estimadas no mês. Se considerarmos, neste exemplo, que o transportador autônomo faça 08 viagens todo mês, o valor do custo fixo por viagens/ fretes será:

R$ 4.210,00 : 8 fretes = custo fixo por frete : R$ 526,25.

O seguro do veículo também é um custo fixo, mas infelizmente, devido ao seu elevado valor de mercado, muitos autônomos optam por não contratá-lo. Entretanto, essa prática não é aconselhável, pois o caminhão representa, muitas vezes, a única fonte de renda do autônomo e de sua família. Então, para não correr riscos, o ideal é fazer sempre o seguro do veículo. Para calcular essa despesa é bem simples, basta dividir o valor da apólice do seguro pelo período de sua validade.

2º PASSO – CALCULANDO CUSTOS VARIÁVEIS

a) Combustível

O combustível é um custo imprescindível para o cálculo do valor do frete. Quanto maior a distância que o veículo percorrer para fazer o frete, maior será o seu gasto com combustível, por isso essa despesa está contemplada no custo variável. Segundo especialistas, o gasto com combustível representa mais de 50% do valor do frete.

Por exemplo: Considerando que o caminhão faça uma média de 4 km por litro e que o valor do diesel seja de R$ 2,00.

Assim, basta dividir o valor do litro do combustível pela média que o veículo faz:

R$ 2,00 : 4 km/litro - O gasto com combustível será de R$ 0,50 por quilômetro rodado.

b) Pneus

Os pneus representam segundo ou terceiro maior custo do transporte de frete, por isso todos os cuidados com manutenção (como rodízio, troca e recapagem) devem ser providenciados.

Para calcular o custo com o desgaste dos pneus o autônomo precisa somar o valor dos pneus com o valor da recapagem dos pneus.

Neste exemplo vamos considerar que o autônomo faça apenas uma recapagem em cada pneu a um custo de R$ 300,00 e que o valor do pneu novo é de R$1.200,00.

Valor pneu novo: R$ 1.200,00

Valor da recapagem: R$ 300,00

R$ 1.500,00

O custo total com a compra e recapagem do pneu será de R$1.500,00. Esse valor deverá ser dividido pela vida útil do pneu, ou seja, quantos quilômetros estimamos que esse pneu irá rodar com uma recapagem. Para esse exemplo consideremos 150.000 km.

Então:

Valor do pneu + recapagem: R$1.500,00 : 150.000 km (vida útil estimada do pneu).

R$ 0,010 = custo por km de cada pneu

Num veículo com 10 pneus teremos: R$ 0,010 X 10 = R$ 0,10 = custo por km para os 10 pneus.

Esse valor de R$ 0,10 deve ser multiplicado pelos quilômetros rodados em cada viagem. Assim o autônomo terá o custo do desgaste dos pneus em cada frete.

c) Manutenção corretiva

A manutenção corretiva é aquela realizada quando o veículo apresenta algum defeito ou avaria, como em peças ou equipamentos.

Esse gasto pode ser muitas vezes evitado se o autônomo realizar corretamente a manutenção preventiva. Entretanto, nem sempre a manutenção preventiva é garantia de que o veículo não apresentará defeitos – eventualidades podem ocorrer.

Por isso, é importante reservar sempre a cada frete/viagem um valor para eventuais problemas mecânicos.

Como já dito anteriormente, a manutenção representa um gasto médio de 1,6% do valor do veículo e, para fins de cálculo, devemos considerar 50% desse valor para manutenção preventiva, e 50% para o cálculo da manutenção corretiva, como apresentamos no exemplo a seguir:

Considerando um veículo de R$ 300.000,00 teremos que 1,6% será equivalente a R$ 4.800,00 e que a manutenção corretiva representará 50% desse gasto, ou seja, R$ 2.400,00.

Esse valor terá que ser diluído em 12 meses para que tenhamos o custo mensal com a manutenção corretiva.

R$ 2.400,00 : 12 meses = R$ 200,00 por mês

Para calcularmos o custo de manutenção por quilômetro, teremos que dividir esse valor pela média de quilômetros rodados por mês. Para esse exemplo vamos imaginar que o autônomo rode por mês 10.000 km.

Sendo assim:

R$ 200,00 : 10.000 km = o custo por quilômetro rodado com manutenção corretiva será de R$ 0,02.

d) Lubrificantes

O custo variável com lubrificantes inclui todos os tipos de óleos (motor, câmbio diferencial e etc.) e vai variar conforme a quantidade de quilômetros rodados pelo veículo.
Para calcular essa despesa o autônomo deve considerar a capacidade do reservatório (no caso do motor/cárter, a capacidade será de 20 litros) e somar ao remonte, o óleo necessário para completar o cárter quando ele baixa de nível entre duas trocas. Esse número deve ser multiplicado pelo preço do óleo (nesse caso, vamos estimar o valor de R$ 7,00 por litro).

20 litros + 10 litros (remonte) = 30 litros.

30 litros X R$ 7,00 = R$210,00

Para saber o gasto com lubrificantes por quilômetro rodado, basta dividir esse valor pelo intervalo de troca. Vamos supor que com esse óleo o veículo rode 10.000 km até a próxima troca.

R$ 210,00 : 10.000 km = R$0,021 será o custo com lubrificante por km.

Nesse exemplo foi calculado apenas o custo do óleo de motor. Além desse, o autônomo tem que calcular os demais, como: óleo de câmbio e diferencial. Para fazer esse cálculo o autônomo deve somar a capacidade dos dois reservatórios, multiplicar pelo valor do óleo e dividir pela quilometragem da troca.

e) Lavagem

O último dos custos variáveis é o da lavagem do veículo, que apesar de ser menos importante que os demais gastos, também precisam ser considerados.

Uma lavagem para caminhão tem em média um custo de R$100,00. Para esse exemplo vamos arbitrar o valor de R$100,00. Alguns postos de combustível

oferecem esse serviço gratuitamente para seus clientes, entretanto, como isso não é regra, o autônomo precisa considerar essa despesa.

Então vamos estimar que a cada 5.000 km rodados o autônomo faça lavagem do seu veículo.

R$ 100,00 : 5.000 km, então teremos que o custo com a lavagem do veículo será de R$0,02 por km rodado.

Para melhor visualização vamos lançar todos os valores dos custos variáveis na tabela para descobrir qual será o custo variável do autônomo por quilômetro.

Combustível.................................R$ 0,50

Pneus..........................................R$ 0,10

Manutenção corretiva/Oficina........R$ 0,02

Lubrificantes................................R$ 0,021

Lavagens.......................................R$ 0,02

Total.........R$ 0,66

No exemplo utilizado o autônomo terá um custo variável por quilômetro de R$ 0,66.

Custo variável por km: R$ 0,66.

A cada viagem/ frete o autônomo terá que somar o custo fixo (que nesse caso ficou em R$ 526,25 + o custo variável por quilômetro (R$ 0,66).

Então como fica o valor do km frete?

Imaginemos que o autônomo tenha sido contratado para fazer uma viagem de SP para o RJ e que nesse percurso o autônomo fará 430 km para ir e 430 km para voltar (viagem redonda), num total de 860 km.

Seu custo para esse frete será:

Custo fixo: R$ 526,25

Custo variável: R$ 0,66 x 860 km = R$ 567,60

Total do custo do frete (Viagem redonda)

R$ 526,25 + R$ 567,60 = R$ 1.093,85

Sendo assim, para realizar essa viagem o autônomo não poderá cobrar menos do que R$ 1.093,85; senão estará trabalhando no prejuízo.

Procuramos descrever e calcular as principais despesas do frete, mas nada impede que o autônomo tenha outras a serem computadas. Caso isso ocorra, é fundamental que ele inclua também no cálculo do valor do frete para não ter prejuízos.

É comum que o autônomo esqueça certos valores, não porque os mesmos sejam baixos, mas sim porque é mais conveniente esquecer-se de sua existência. Normalmente estes valores não saem do seu bolso durante o transporte de carga.

Esses custos gerados pelo caminhão a cada quilômetro rodado, um dinheiro que aparenta ter “sobrado”, mas que na realidade é do gasto com pneus, desvalorização do caminhão, peças que serão trocadas mais à frente, IPVA, seguro obrigatório e licenciamento, entre outros.

Portanto, antes de qualquer coisa, é necessário se organizar, sem esquecer qualquer despesa. Se o valor do frete está abaixo do valor do mercado, isso pode ter acontecido porque o profissional deixa de considerar todos os custos do transporte, assim tomando prejuízo.

Por isso é importante se lembrar de:

c) Anotar numa caderneta os pagamentos, gastos com manutenção etc., que existirem durante o percurso.

d) Guardar recibos e notas fiscais que você for acumulando.

e) Evitar gastos extras com multas: siga a legislação.

f) Evitar transitar sem equipamentos obrigatórios ou documentação necessária

Os valores utilizados neste livro eletrônico são meramente exemplificativos.

f) Obtenção de lucro

O lucro é o valor que sobra após o pagamento de todos seus custos. É muito comum a pessoa considerar como lucro todo o dinheiro que ela recebe com sua atividade, e acabar enrolada com as dívidas depois. Isso não significa que, uma vez definido o preço que é bom para você, ele será bom para os clientes muitos deles podem não aceitar.
Quem define a margem de lucro do negócio é o próprio autônomo. Tipicamente a média adotada para o cálculo do lucro varia entre 10 a 12% sobre o valor do custo do frete.

Então, se utilizarmos o exemplo acima no qual o custo do frete foi de R$1.093,85 e adotarmos a margem de lucro de 12%, o autônomo terá um resultado de R$131,26 a cobrar o frete de R$ 1.225,11, neste frete/viagem.

Às vezes, em função da grande concorrência do mercado, o autônomo se vê obrigado a estabelecer uma margem de lucro menor do que a esperada. Entretanto, ele sempre terá a opção de fazer ou não o serviço ou de escolher o serviço que lhe trará maior resultado.

Procure saber o preço praticado pela concorrência, pelas pessoas que praticam um serviço parecido ou igual ao seu. Se o seu preço calculado for maior que o preço das pessoas que praticam o mesmo tipo de atividade, então saberá que é preciso encontrar novas formas de reduzir gastos ou obter vantagens (descontos e etc.). Por outro lado, se o preço for menor que dos concorrentes, você tem um poder de competição – o que é muito bom.

g) Pedágio

O pedágio é tipicamente um custo variável, pois é cobrado pelas concessionárias conforme o quilômetro rodado e no caso de caminhão é feita ainda levando em consideração o número de eixos.

A tarifa básica cobrada varia entre R$ 0,02 a R$ 0,14 por quilômetro rodado.

Entretanto, o pedágio é um custo que ainda gera muitas dúvidas, especialmente com relação ao responsável pelo seu pagamento.

A legislação determina que o contratante do serviço (transportadora ou embarcador), deve fornecer, antes do início de cada viagem, o Vale-Pedágio ao autônomo e que isto pode ser feito em dinheiro.

Juridicamente, o pedágio não faz parte do frete e não deve entrar no custo do autônomo. Sendo assim, deve ser exigido por ser uma garantia legal.